Andere registratie werkzaamheden
Zorgverleners zijn een aanzienlijk deel van hun tijd bezig met het registreren van de werkzaamheden. In patiëntendossiers, op formulieren in verband met de financiering van de zorg, in interne rapportagesystemen van de eigen instelling, etc. Tijd die zij -terecht - liever besteden aan directe patiëntenzorg.
Daarnaast zijn tal van ondersteunende functionarissen bezig met vergelijkbare werkzaamheden, alsmede de verwerking van de door zorgverleners ingevulde lijsten.  Door de vele verschillende systemen waarin informatie wordt opgeslagen en de wijze waarop informatie wordt verwerkt, hebben managers niet altijd de juiste stuurinformatie.

Dit alles is verbeterbaar, waardoor veel meer tijd vrij komt voor zorgverlening. Vergelijkingen tussen indicaties en daadwerkelijk verleende zorg kunnen sneller en beter worden gemaakt. Ook gaat de financiële administratie makkelijker, is er minder kans op fouten, en is betere informatie toegankelijk voor zorgverleners om goede zorg te kunnen verlenen.

Zo werken inmiddels enkele duizenden thuiszorgmedewerkers met een systeem met behulp van de mobiele telefoon. Het systeem werkt als volgt:
- Alle patiënteninformatie wordt opgeslagen in de computer, inclusief indicatiebesluit e.d.
- Als een zorgverlener begint met werken, houdt deze de mobiele telefoon voor de personeelspas.
- Bij iedere patiënt waaraan vervolgens zorg verleend wordt, houdt de zorgverlener de mobiele telefoon voor de patiëntenpas, zowel bij aanvang als bij het beëindigen van de werkzaamheden. Men hoeft niets in te typen. Omdat dit in het bijzijn van de patiënt gedaan wordt, zet deze als het ware een digitale handtekening, als bewijs dat de zorg verleend is. Dit wordt geaccepteerd door de financiers van de zorg.
- De telefoon geeft alle op deze wijze opgeslagen gegevens automatisch door aan de centrale computer.
- Deze computer kan vervolgens - afhankelijk van de keuzes wat men wil als zorginstelling - zonodig rekeningen geautomatiseerd versturen, geautomatiseerd herindicaties aanvragen, managementinformatie op overzichtelijke wijze presenteren, overzichten op cliënt en op medewerkersniveau maken.
- Per zorginstelling kan bepaald worden wie tot welke informatie toegang heeft. Zo kan bijvoorbeeld ingesteld worden dat de zorgverle(e)n(st)er op het scherm van de mobiele telefoon op overzichtelijke wijze alle essentiële patiëntengegevens kan vinden. Dit komt de kwaliteit ten goede en vereenvoudigt de overdrachten van de ene zorgverlener aan de andere.

Door dit soort systemen vervallen dus veel adminstratieve handelingen, terwijl een aantal zaken beter lopen. Pure winst. Er zijn veel soorten ICT-oplossingen voorhanden. Helaas zijn vele gebaseerd op het principe dat wat vroeger met pen werd opgeschreven, nu in de computer of PDA moet worden ingetypd. Dat neemt nog relatief weinig administratieve handelingen daadwerkelijk weg. Het is dus zaak goed op te letten bij de keuze van administratie- en registratiesystemen.

Het hiervoor beschreven systeem wordt nu al door duizenden zorgverleners - vooral in de thuiszorg - gebruikt, maar biedt natuurlijk ook veel kansen voor het verminderen van de administratieve lastendruk in andere zorgsectoren, zoals de ziekenhuizen, verpleeg- en verzorgingshuizen, GGZ, gehandicaptenzorg. 

Het is ook mogelijk om dit registratie- en administratiesysteem te koppelen aan andere systemen, zoals een sleutelbeheersysteem.

Voor het bekijken van een filmpje over een volledig geautomatiseerd tijdregistratie- en sleutelbeheersysteem uit het TV-programma Visie op Zorg, klik hier, (22 Mb)